Automatyzacja rezerwacji

Jeśli rezerwacje spływają do Ciebie z kilku portali naraz i ktoś przepisuje je ręcznie do kalendarza, to ta strona jest o Twoim problemie.

Na czym polega kłopot

Portale rezerwacyjne nie rozmawiają ze sobą. Każdy wysyła własnego maila, w innym układzie, z inaczej zapisaną datą. Do tego dochodzi formularz na stronie i telefon.

Ktoś musi to wszystko otworzyć, przeczytać i przenieść w jedno miejsce. Kilkanaście razy dziennie, w sezonie częściej.

Problem nie polega na tym, że to trwa. Polega na tym, że czasem coś przepada. A jedna zgubiona rezerwacja to klient stojący przed zamkniętą bramą — i opinia w Google, która zostaje na lata.

Jak to rozwiązuję

System sprawdza skrzynkę co kilka minut, rozpoznaje wiadomości z każdego portalu osobno, wyciąga z nich dane i zapisuje je jednocześnie do arkusza i do kalendarza. Formularz ze strony wpada tym samym torem.

Cztery rzeczy, które decydują o tym, czy taki system jest wart zaufania:

Osobny parser na każde źródło. Portal, który wysyła tabelkę, i portal, który pisze zdaniami, wymagają dwóch różnych sposobów czytania. Dodanie kolejnego to potem dopisanie jednej pozycji w konfiguracji, a nie przerabianie całości.

Rozpoznawanie duplikatów po numerze rejestracyjnym i godzinie. Portale potrafią wysłać to samo potwierdzenie dwa razy. System, który liczy maile zamiast rezerwacji, zrobi z tego dwa wpisy.

Oznaczanie przetworzonych wiadomości własną etykietą, nie statusem „przeczytane”. Gdyby ktoś otworzył maila z telefonu, rezerwacja zniknęłaby z obiegu.

Powiadomienie zamiast cichej porażki. Kiedy portal zmieni układ maila — a zmieni, prędzej czy później — system daje znać, że czegoś nie rozumie. Nie zgaduje i nie udaje, że wszystko gra.

Co to znaczy w praktyce

Rezerwacje z kilku źródeł trafiają do jednego kalendarza bez przepisywania. Nic nie ginie po drodze, bo system zgłasza się sam, kiedy ma wątpliwość.

Taki układ działa dziś na parkingu przy lotnisku w Pyrzowicach: trzy źródła, jeden kalendarz, zero ręcznego przepisywania.

Czego nie widać, dopóki się nie wdroży

Dwa portale liczą tę samą dobę inaczej. Jeden podaje godzinę przyjazdu, drugi godzinę lotu. Różnica to czasem trzy godziny i jedno wolne miejsce, którego nie ma.

Odwołania przychodzą inną drogą niż rezerwacje. Rezerwacja to mail z tabelką, odwołanie bywa jednym zdaniem w odpowiedzi na ten sam wątek. System, który czyta tylko nowe wiadomości, odwołania nie zobaczy.

Nazwisko nie jest identyfikatorem. Dwóch Nowaków w jeden weekend to norma, nie wyjątek. Rezerwacje trzeba rozróżniać po numerze rejestracyjnym i godzinie.

Opisałem to szerzej na przykładzie parkingu przy lotnisku: case study automatyzacji rezerwacji.

Ile to kosztuje

Wdrożenie od 1 500 zł. Opieka, w ramach której poprawiam system, gdy portal zmieni format — od 200 zł miesięcznie.

Zwykle buduję to na Google Workspace, czyli na narzędziach, za które już płacisz. Wtedy nie dochodzi żaden dodatkowy abonament.

Ile to trwa

Pierwszy proces uruchamiam zwykle w dwa tygodnie. Przez pierwszy tydzień działa równolegle z Twoją dotychczasową robotą, żeby dało się porównać wyniki, zamiast wierzyć mi na słowo.